Les habilitations
La gestion des habilitations s’implémente selon trois axes :
-
Axe Fonctionnalités qui définit les actions autorisées (menu gauche)
-
Axe Bases thématiques qui définit le périmètre des bases thématiques sur lesquelles s’appliquent les fonctionnalités
-
Axe Utilisateurs qui définit le périmètre des utilisateurs sur lesquels s’appliquent les fonctionnalités
Un administrateur est pratiquement tout-puissant dans le périmètre de l’entreprise.
Il est seul habilité à :
-
supprimer des entités (utilisateurs, bases et les bases auteurs, module et les modules auteurs, cycles, compétences, tableaux de Business Intelligence )
-
modifier les paramètres de l’entreprise.
-
définir les habilitations de tous les utilisateurs.
-
attribuer des droits "Administrateur"
Les apprenants sont des utilisateurs sans aucune habilitation particulière. Ils ne peuvent qu' effectuer des activités auxquelles ils ont été invités ou bien qui ont été mises en accès libre à leur intention, en fonction des groupes auxquels ils appartiennent.
ExperQuiz permet de définir les habilitations des utilisateurs de manière très fine.
NOUVEAUTÉ : Une nouvelle habilitation qui permet de “Créer des utilisateurs via un code 6 caractères” a été ajoutée aux habitations fonctionnelles.
Profil contributeur
Anaïs est experte en Sécurité et elle doit alimenter une base thématique qui sera utilisée par des formateurs afin d’animer les formations sur cette thématique.
Profil Formateur
Raffy est formateur en environnement pour les paysagistes. Il anime des formations en présentiel ou à distance sur les thématiques “Tri des déchets”, “Recyclage” ,” Paillage”. Il s’adresse à des utilisateurs du groupe “Formation-Environnement”.
Il doit préparer ses formations avec les supports et les questionnaires à utiliser.
Profil Manager
Suzanne est responsable d'un département qui est constitué de plusieurs équipes avec leur manager et elle souhaite consulter les résultats des activités pour tous les membres du département et aussi des nouveaux arrivants.
Suivi des compétences
John est responsable RH, il veut suivre l’évolution des compétences dans l’entreprise ce qui lui permettra de définir les formations les plus adaptées.
Campagne : évaluation de formation
Olga est responsable communication. Elle a pour mission de relever les différentes opinions à travers des campagnes d’enquêtes et en faire l’analyse. Elle travaille avec toute la société.
Tuteur VAE
Tim est tuteur en VAE, il va accompagner les candidats et valider certaines compétences dans l’entreprise. Il s’agit de validation sur le terrain principalement “manuelle”. Il n’y a pas obligatoirement d’évaluation ou de formation sur des thématiques associées.
Les candidats sont dans le groupe VAE.
Important | Gestion des durées de rétention
Les attentes en matière de conservation de l’information peuvent varier de manière importante selon les organisations, avec en général un compromis à trouver entre d’une part une traçabilité étendue et une capacité à retrouver de l’information passée, et d’autre part les exigences telles que celles relevant du RGPD, de ne conserver que ce qui est nécessaire. ExperQuiz vous permet désormais d’ajuster cette durée de conservation selon votre propre contexte.
Soulignons tout d’abord trois choses :
-
On ne parle pas ici de la conservation des sauvegardes, qui est de 2 mois pour tout le périmètre de données des environnements clients.
-
Beaucoup d’entités relèvent d’un périmètre “statique”, et ne seront jamais supprimées de manière automatique. Il s’agit typiquement des bases, questions, questionnaires, cycles, modules, médias, enquêtes, référentiel de compétences. Ce ne sont pas des données personnelles et elles n’ont pas de dimension temporelle.
-
Les utilisateurs sont une catégorie particulière de données “statiques”. Ils ne sont jamais supprimés de manière automatique, mais ils incluent bien sûr des données personnelles. Toutefois on distinguera ici les données utilisateur statiques, telles que nom, prénom, email, entreprise, groupes d’appartenance, habilitations, … et les données utilisateurs dynamiques et donc temporelles, qui sont par exemple des résultats de tests passés, de modules, ou d’enquêtes.
Le réglage de la durée de conservation pour votre organisation fait l’objet d’une nouvelle rubrique des réglages entreprise, qui se présente comme suit :
IMPORTANT : ces nouveaux réglages seront effectifs à partir de janvier mais vous pouvez dès à présent les configurer !
Vous disposez de trois réglages distincts :
-
Les données d’activité des utilisateurs, c'est-à-dire essentiellement les tests passés et leurs résultats, les évaluations, les modules passés, les invitations envoyées, les données relevant des enquêtes.
-
Les informations du journal d’audit. Le journal d’audit est l’outil de traçabilité des interventions sur la plateforme.
-
Le journal des emails et SMS envoyés par la plateforme.
Un dispositif de sécurisation est en place pour vous protéger contre des saisies accidentelles :
-
La durée minimale est de 6 mois pour les données d’activité et de 3 mois pour les journaux d’audit et des emails
-
Lorsque vous modifiez ces réglages, les nouvelles valeurs ne sont prises en compte que 7 jours plus tard.
Jusqu’à 120 domaines pour une meilleure analyse des résultats
Le nombre de domaines d’une base était jusqu’ici limité à 40. Cette limite a été augmentée permettant ainsi une analyse plus poussée des résultats d’évaluations.
Visualisation du contenu des questions au survol
Il est maintenant possible de voir le contenu d’une question depuis la liste globale des questions directement en survolant le titre de la question.
Ordre des questions dans les questionnaires à tirage aléatoire
Les questionnaires dynamiques permettent un tirage aléatoire de questions en spécifiant un nombre de questions par sous-thématiques: si le questionnaire a pour option de respecter l’ordre des questions, dans ce type de tirage alors les questions seront présentées groupées par sous-thématiques/domaines.
|