Les nouveaux paramètres Entreprise
Plusieurs nouveaux réglages sont possibles au niveau de l’entreprise. Pour y accéder, allez dans le menu Réglages onglet Paramètres.
Contrôle des IPs utilisateurs
Vous pouvez spécifier des plages d’adresses IP qui seront autorisées en connexion, pour vos utilisateurs. Toutes les connexions dont les IPs ne sont pas dans l’une de ces plages seront refusées. Attention, cela inclut vos propres accès, en tant qu’administrateur. Lorsque vous spécifiez ces plages d’adresses, un contrôle sera fait pour vérifier que votre adresse en cours d’utilisation est bien dans l’une des plages.
Pour mettre en place ce contrôle, rendez vous sur Réglages, puis sur l’onglet Paramètres. Dans le menu vertical rouge, choisissez « Mots de passe », vous verrez apparaître le champ « plages d’adresses IP ».
Vous pouvez indiquer une liste de plages IP autorisées, par exemple '172.16.0.0/12' (v4) ou '2a01:e34:ec13::/48' (v6). Voir les références IPv4, IPv6 et CIDR (Classless Inter-Domain Routing) pour la syntaxe des plages IP.
Une liste vide signifie 'toutes les IPs sont acceptées', c’est la valeur par défaut.
Adresse email émettrice
Les emails envoyés par la plateforme ont pour émetteur noreply@experquiz.com (par défaut) ou bien noreply@lms-mailer.fr (si vous êtes en marque blanche).
Les emails précisent dans leur empied que les réponses ne sont pas lues. Il peut arriver malgré tout que des utilisateurs répondent aux emails d’invitation qu’ils reçoivent, et dans ce cas leurs réponses sont perdues.
Vous pouvez désormais spécifier l’adresse email utilisée en tant qu’émetteur pour les emails envoyés par la plateforme, et donc mettre un email correspondant à un compte existant, qui vous appartient. De cette manière, vous recevrez les réponses de vos utilisateurs.
Pour gérer ce paramètre, rendez vous sur Réglages, puis sur l’onglet Paramètres. Dans le menu vertical rouge, choisissez « Entreprise ».
Gestion des utilisateurs
Gestion des groupes dans le formulaire utilisateur
Il est possible de définir les groupes d’un utilisateur sans passer par l’onglet ‘Groupes’ mais directement dans le formulaire.
Habilitation d’une liste d’utilisateurs
Il est possible de définir ou d’ajouter des habilitations sur certaines fonctionnalités à une liste d’utilisateurs sélectionnés.
L’option « définir » consiste à redéfinir les mêmes fonctionnalités sélectionnées à tous les utilisateurs tandis que « ajouter » conserve pour chacun les fonctionnalités qu’ils avaient au préalable et les enrichit de la nouvelle sélection.
L’habilitation « Créer et modifier ses propres bases »
Certains utilisateurs peuvent avoir des habilitations qui permettent de leur donner des droits administrateur réduit à un périmètre défini par un ensemble de fonctions, de bases et d’utilisateurs qui entrent dans leur périmètre d’administration.
Il existe une habilitation spéciale qui s’appelle ‘Créer et modifier ses propres bases’
Cette habilitation spéciale permet à des utilisateurs de créer et de gérer leurs propres bases ainsi que les activités relatives à cette base sans avoir d’autres autorisations.
L’utilisateur peut créer une base, écrire des questions, construire des questionnaires.
Il a accès à toutes les fonctions d’un administrateur :
- Définir les différentes conditions de passage et de comptabilisation des scores
- Inviter à passer le questionnaire comme évaluation ou certification
- Donner la visibilité de ce questionnaire à certains utilisateurs c’est à dire le mettre en accès libre
De la même façon, l’utilisateur peut créer un module de e-learning sur sa base, le soumettre ou le mettre en accès libre aux utilisateurs qui sont dans son périmètre ...
En résumé, avec cette habilitation, un utilisateur peut être administrateur de ses propres bases à l’exception de leur destruction.
Dupliquer une base avec ses paramètres
La fonction de duplication d’une base crée une nouvelle base sans questions ni questionnaires mais qui hérite de tous les paramètres de la base d’origine c’est à dire les options, les tags et les domaines. Le nom de la base dupliquée est le nom de la base d’origine avec la mention copie et la date de duplication. Il suffit de l’éditer pour modifier ce nom.
Questions libres à réponse ouverte
Pour répondre à une question libre peuvent proposer d’écrire un texte libre dans une zone texte, d’enregistrer sa réponse si on dispose d’un micro, de filmer sa réponse ou de joindre un fichier (pdf, docx, ppt..) .
L’utilisateur peut avoir accès à sa réponse écrite (œil), à la pièce jointe ou à la correction donnée
L’administrateur peut générer le fichier des copies et voir sa correction dans la colonne réservée à la réponse attendue.
Envoi d’invitations par SMS
Vous pouvez inviter des utilisateurs par email ou bien par SMS. Lorsqu’il s’agit d’utilisateurs enregistrés, c’est le paramétrage de leur compte qui définit si le canal de communication préféré est l’email ou bien le SMS. Lorsque vous invitez de simples contacts, c’est à dire des utilisateurs non-enregistrés, vous pouvez saisir une liste composée d’un mélange d’adresses emails et de numéros de mobiles.
Jusqu’à présent, le même texte de message d’invitation était utilisé pour les invitations par email et par SMS.
Attention : l’envoi de SMS n’est pas gratuit ! Dans votre forfait téléphonique, votre opérateur a sans doute inclus des SMS illimités, mais lorsqu’une plateforme envoie des SMS, les opérateurs français facturent 0.076 € par SMS (contre moins de 0.01 € aux US). ExperQuiz refacture ce coût à ses clients à prix coûtant. Un même message peut utiliser plusieurs SMS, en fonction de sa longueur, mais aussi en fonction des caractères qu’il contient.
Trois nouvelles fonctionnalités vous aident à gérer ce décompte de SMS lors des invitations à un questionnaire :
- Vous pouvez désormais indiquer un message spécifique pour l’invitation par SMS. Vous pourrez ainsi créer un message plus synthétique afin de tenir autant que possible dans un seul SMS.
- Un compteur de SMS est intégré à cette zone de saisie. Il inclut le lien de lancement de l’évaluation, qui sera ajouté automatiquement à votre message.
- Vous pouvez cochez la case « Envoyer en utilisant mon adresse email », qui comme son nom l’indique fera de vous l’émetteur des emails d’invitation
.
Mémorisation des messages d’invitations
Sur la page permettant de lancer des invitations à une évaluation (à partir d’un questionnaire), vous pouvez maintenant mémoriser certains messages que vous utilisez couramment, et vous pouvez aussi restaurer l’un des messages ainsi sauvegardés.
Le mode opératoire est le même que pour la sauvegarde / restauration des options de questionnaire :
