Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, un administrateur peut autoriser un accès sans adresse email, sans numéro de mobile et même sans mot de passe. Simplement en communiquant aux utilisateurs un code de connexion : soit sous la forme d’une suite de 6 caractères, soit sous la forme d’une URL ou bien d’un QRcode, au moyen duquel ils pourront se connecter à leur compte.
Il existe différentes variantes de cette fonctionnalité d’accès par code de connexion.
Activer la fonctionnalité
Pour mettre en œuvre la fonctionnalité de code de connexion , il vous faut activer l’option parmi les réglages de votre entreprise.
Dans le menu principal, choisissez “Réglages”, puis allez sur l’onglet “Paramètres”. Et dans la section Contrôle d’accès & MFA, activez l’option “Utiliser les codes de connexion”.
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Attribuer des codes de connexion à des utilisateurs existants
Pour définir des codes de connexion attribués à des utilisateurs déjà présents dans la base, l’administrateur filtre les utilisateurs actifs et sélectionne un ensemble d’utilisateurs dans sa base, puis clique sur le bouton “Connexion par code”.
Un volet à droite propose de définir un libellé et une durée de validité de ce lien de connexion par code.
L’application affecte alors un code unique à chacun des utilisateurs, avec une durée de validité limitée.
Les codes de connexion définis et actifs peuvent être visualisés dans l’onglet “Codes de connexion” du menu Utilisateurs.
À partir de cette page, l’administrateur a différentes possibilités:
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Il peut copier-coller un lien de connexion ou le code de 6 caractères afin de le transmettre à l’utilisateur
Après avoir sélectionné un ensemble de liens au moyen de la coche située à gauche, il peut:
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Prolonger la date de validité des codes sélectionnés
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Désactiver des codes
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Imprimer la liste des codes
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Supprimer des codes
La page d’impression des codes se présente comme ceci:
IMPORTANT : si un utilisateur est administrateur ou bien a des habilitations spécifiques et qu’il se connecte au moyen d’un code de connexion (et non pas en fournissant son mot de passe), alors il n’aura aucune habilitation durant sa session. Autrement dit: l’accès par code de connexion ne permet que les fonctionnalités des apprenants sans habilitation particulière.
Créer des comptes nouveaux avec code de connexion
Ce second cas d’usage de l’accès par code de connexion consiste à créer des comptes nouveaux, dont on ne connaît pas encore les utilisateurs (ni leur nom et prénom, ni email ou numéro de mobile). Les utilisateurs seront invités à donner leur nom, prénom et entreprise lors de leur première connexion.
Pour créer de tels comptes, l’administrateur se rend sur la page des “Codes de connexion” et clique sur le bouton “Créer des codes de connexion” .
Un volet s’ouvre permettant de définir un libellé, un type d’utilisateurs, un groupe (facultatif), d’indiquer le nombre de codes à créer ainsi que la validité
Une fois créés, les codes sont affichés dans la page de “Codes de connexion”. Notez qu'aucun utilisateur n’a été créé à ce stade, à chacun des codes correspond un éventuel futur utilisateur, qui sera créé lors de la première utilisation du code.
Notez que l’espace apprenant peut être configuré différemment en fonction du type d’utilisateur et en fonction des groupes auxquels l’utilisateur appartient. Au moyen de ces deux réglages, vous pouvez donc spécifier dès la création des codes de connexion (a) les options de menus présentées à l'utilisateur et (b) les ressources qui lui seront proposées.
Comme on l’a vu précédemment, il est possible d’imprimer les codes ou de transmettre le lien à chacun des futurs utilisateurs.
Pour les utilisateurs, il y a plusieurs façons de se connecter au moyen du code de connexion:
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En se rendant sur www.experquiz.com et en se connectant,
L’utilisateur peut cliquer sur le lien “Vous avez un code de connexion à 6 lettres ? Cliquez ici pour vous connecter”, il peut ensuite saisir son code de 6 caractères
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En cliquant le lien qui lui a été communiqué, ou bien en le copiant dans la barre d’URL de son navigateur; par exemple : https://www.experquiz.com/passwordless/registration/CHOXGX
À la première connexion, une fenêtre d'inscription est présentée, où l’utilisateur doit indiquer son prénom, son nom et son entreprise.
En s’inscrivant, il a directement accès à son espace personnel où on lui rappelle son code de connexion et le QR code associé.
Sur la page “Utilisateurs” un petit symbole indique si l’utilisateur est enregistré sans email ni mobile.
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Créer une page d’auto-inscription avec code
Cette fonctionnalité permet à l’administrateur de créer une page qui permettra à un ensemble d’utilisateurs de s’inscrire.
Un code de connexion donne accès à cette page d’auto-inscription. Dans ce cas, le même code de connexion sera communiqué à différents utilisateurs: en fait ce n’est pas tout à fait un code de connexion, mais un code donnant accès à la page d’auto-inscription. Une fois inscrit, chaque utilisateur se verra attribuer un véritable code de connexion, qui lui est propre.
Sur l’onglet “Pages d'auto-inscription”, l’administrateur peut créer une page d’auto-inscription à laquelle correspondra un code de 6 caractères. Chaque page d’auto-inscription permet la création d’un nombre défini d’utilisateurs.
L’administrateur clique sur le bouton “Créer une page d’auto-inscription”, un volet s’ouvre pour lui permettre de définir un libellé (identifiant la page), le type d’utilisateur et le groupe (optionnel), le d’utilisateurs qui pourront être créés via cette page, la période de validité de la page et la durée de validité du compte à partir de sa date de création.
Un code correspondant à la page d’auto-inscription est donné. C’est le même code qui est utilisé par tous les utilisateurs (jusqu’à un quota de 50 utilisateurs) pour accéder à la page d’auto-inscription. Une fois que l’utilisateur s’est inscrit, un code de connexion personnel lui sera donné.
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Le code à utiliser pour s’inscrire
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Le nombre maximum d’utilisateurs pouvant s’inscrire avec ce code
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Le nombre restant d’utilisateurs pouvant s’inscrire avec ce code
Lorsque l’utilisateur parvient à la page d’auto-inscription, il indique son prénom, son nom et son entreprise :
Lorsque l’utilisateur s’est inscrit, il arrive sur son tableau de bord où est indiqué son code personnel de connexion (qui n’est pas le code de la page d’auto-inscription).
IMPORTANT : l’url associée est de la forme : /pwl/<code>
Accès à sa formation sans mot de passe
Une quatrième fonctionnalité associée à la connexion sans mot de passe, par simple code, porte sur l’accès des apprenants aux activités d’une formation à laquelle ils sont inscrits.
Lorsqu’une formation est créée et qu’elle est soit en cours soit dans le futur, un code d’accès est automatiquement créé et associé à la session (si la fonctionnalité a été activée bien sûr).
Il ne s’agit pas d’un code de connexion individuel, mais d’un code de connexion à la formation, qui est utilisé par tous les apprenants inscrits.
Chaque participant peut se connecter avec ce code et sera redirigé vers sa page de formation
Le participant tape ce code et la page des participants s’affiche. Comme on l’a vu plus haut, il peut également cliquer directement sur le lien de connexion (qui comporte le code), ou bien flasher le QR-Code depuis son mobile.
La page des participants de la session de formation se présente comme ceci :
Comme il lui est indiqué, le participant clique sur son nom, il est connecté en tant qu’apprenant et dirigé vers la page d’accueil de la formation.
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