Modules
Invitation à un module ouverte aux contacts
Jusqu’à présent, l’invitation aux modules était réservée aux utilisateurs inscrits dans l’entreprise.
Il est possible désormais de proposer un module à des personnes extérieures (qui deviendront des contacts) en indiquant un email ou un numéro de mobile. Le principe, et le mode opératoire, est identique à celui utilisé pour inviter à une évaluation à partir d’un questionnaire.
Attention toutefois, si l’utilisateur externe interrompt le module, il devra cliquer à nouveau sur le lien d’invitation pour poursuivre son module, puisqu’il n’a pas d’identifiant et mot de passe pour se connecter.
Si vous utilisez la fonctionnalité de conséquences avec certains questionnaires du module, alors pour les utilisateurs qui sont des contacts, certaines conséquences ne seront pas traitées (affectation ou retrait d’un groupe, validation de capacité …) et elles sont présentées dans le tableau ci-après.
Le tableau suivant récapitule les différentes actions qui pourraient intervenir en tant que conséquence d’un questionnaire, et fait apparaître les actions applicables aux utilisateurs inscrits et celles applicables aux contacts.
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Conséquence |
Utilisateur |
Contact |
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Invitation à un questionnaire de la base |
x |
x |
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Invitation à un module |
x |
x |
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Certifier un utilisateur |
x |
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Affectation des tags |
x |
x |
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Ajout à un groupe d’utilisateurs |
x |
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Retrait d’un groupe d’utilisateurs |
x |
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Envoi d’email à l’administrateur |
x |
x |
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Envoi d’email à l’utilisateur |
x |
x |
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Validation d’une capacité |
x |
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Activation des conséquences pour les entraînements de module
Pour rappel, la gestion des « conséquences » est une fonctionnalité avancée, qui n’est pas proposée par défaut, et qui permet de définir de manière précise ce qui doit se passer à l’issue d’un test s’appuyant sur un questionnaire. Les conséquences se définissent au niveau des options d’un questionnaire. Elles ont deux parties : d’une part les conséquences relatives aux messages présentés à l’apprenant à l’issue du test, d’autre part les conséquences relatives à des actions qui peuvent être prises à l’issue du test.
Une option nouvelle permet d’activer les conséquences au niveau des questionnaires d’entraînements. Cela signifie que si la conséquence du questionnaire est d’inviter à une évaluation, il y aura autant d’invitations envoyées que de passages de ce questionnaire, ceci bien sûr pour autant que les conditions soient vérifiées.
Enquêtes publiques
Il est désormais possible de rendre une enquête publique, de la même manière que vous pouvez rendre un questionnaire public, c’est à dire que vous définissez une URL correspondant au lancement de l’enquête, et quiconque clique sur cette URL peut remplir le formulaire.
Bien sûr, comme pour les questionnaires, vous ne pouvez pas vous assurer de l’identité des personnes qui remplissent le formulaire d’enquête. Si vous voulez identifier les répondants, il vous suffira de démarrer votre formulaire par quelques champs d’identité.
Pour rendre une enquête publique, il faut commencer par vous rendre sur l’onglet Synthèse de votre formulaire.
Un volet s’ouvre sur la droite :
Vous pouvez indiquer la partie finale de l’URL que vous souhaitez, pour conduire à votre formulaire d’enquête. Un contrôle sera effectué pour assurer qu’une autre enquête publique, ou un questionnaire publique, n’utilise pas déjà la même URL.
Lorsque vous validez en cliquant sur le bouton « RENDRE PUBLIC », l’enquête devient publique. Vous pouvez alors communiquer cette URL à votre cible par le canal de votre choix, envoi de mail, affichage, intégration à votre site web, etc.
Les résultats des enquêtes renseignées au moyen de ce lien public sont disponibles sur l’onglet « Résultats » de cette enquête :
Dans la colonne du nom et prénom, il n’y aura que la mention « Invité ». Toutefois, vous trouverez toutes les saisies, soit en ouvrant le volet de détail au moyen du bouton > sur la droite, soit en exportant un ensemble d’enquête vers un fichier Excel, et si vous avez demander aux répondants de s’identifier, vous disposerez de leurs noms, prénoms, et éventuellement adresse email, en fonction de votre formulaire.
Mes enquêtes dans le menu utilisateur
La fonctionnalité d’enquête est optionnelle. Pour l’activer, rendez-vous sur l’onglet Paramètres de la page Réglages entreprise, et, au niveau du Menu Administrateur et des Fonctions spécifiques, cochez l’option Enquêtes.
Le choix Enquêtes apparaît alors dans votre menu administrateur.
Lorsque vous avez invité des utilisateurs à passer des enquêtes, ils peuvent disposer d’un menu « Mes enquêtes »
Il faut pour cela sélectionner l’option dans l’onglet Menu utilisateur du menu Réglages Entreprise
Habilitation sur une sélection d’utilisateurs
Il est possible d’affecter des habilitations fonctionnelles à un ensemble d’utilisateurs.
Dans le menu Utilisateur, en sélectionnant certains utilisateur, le bouton « Droits » apparaît .
L'option 'définir' remplace les habilitations par cette nouvelle liste d'habilitations.
L'option 'ajouter' ajoute les habilitations aux habilitations qu'avait chaque utilisateur.
Certaines de ces fonctionnalités sont limitées par le périmètre de bases de questions et le périmètre d'utilisateurs.
Habilitations pour les compétences
Des habilitations portant sur la gestion des compétences ont été ajoutées. Un utilisateur peut être habilité à voir le référentiel de compétences, de qualifications et de métiers (blocs, compétences et capacités), à modifier ces référentiels, à accéder aux compétences, qualifications d’utilisateurs appartenant au périmètre d’utilisateurs pour lequel il est habilité.
Une habilitation très particulière permet d’accorder une habilitation à des utilisateurs accompagnés par leur tuteur de s’affecter son propre niveau et de faire un commentaire sur des capacités manuelles.
Notez que la fonctionnalité vue plus haut, qui permet d’affecter des habilitations sur une sélection d’utilisateurs pourra être utile également pour la gestion de cette compétence spécifique. Par exemple, on pourrait ponctuellement permettre à un groupe de stagiaires de bénéficier de cette fonction pour s’évaluer en compagnie de leur tuteur.
Exports (sélection de questions, sélection d’utilisateurs, audits d’entreprise)
De nouveaux exports sont disponibles. Le principe est toujours le même :
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Sélectionnez les entités concernées dans l’export
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Cliquez sur le bouton « Export vers Excel »
Ces nouvelles fonctions d’export existent pour :
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Menu Base : onglet « Questions » : sélectionner une liste de questions
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Menu Utilisateurs : sélectionnez une liste d’utilisateurs
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Menu Réglages : onglet « Journal d’audit », choisir les filtres qui permettent de sélectionner les enregistrements à exporter.
Parcours continu
On rappelle que le parcours est constitué d’étapes qui sont des modules.
Jusqu’à présent, un utilisateur invitait à un parcours, commençait par le premier module, le terminait et si le module était réussi alors l’invitation à passer le module suivant était envoyée.
Dans ce mode, il fallait que le module soit terminé (définitivement) pour passer à l’étape suivante.
Il est possible dorénavant d’utiliser un autre mode ‘continu’.
Lorsque le module est terminé, deux boutons sont proposés
Le bouton « Fermer » ferme le module définitivement, le bouton « Continuez » permet de poursuivre le parcours.
Attention, même si le module n’est pas réussi, on pourra accéder au module suivant.
Edition de questions : ordre des réponses
Pour des questions de type unique, multiple, ordonner, compléter, sélectionner, il est possible d’intervertir les réponses entre elles et ainsi de pouvoir réordonner des réponses saisies.
Notez que pour certains types de questions, la recommandation est en général de laisser ExperQuiz mélanger les réponses, de sorte que vous n’avez pas à vous préoccuper de l’ordre.
Mais pour les types ordonner, compléter, sélectionner, cette possibilité est nécessaire pour insérer une nouvelle réponse.
Cette fonction est pratique si on a omis d’insérer une réponse. Si on se positionne sur la réponse #N, la flèche vers le haut permet d’intervertir la réponse #N avec la réponse #N-1 et la flèche vers le bas permet d’intervertir la réponse #N avec la réponse #N+1.
Questions avec réponses numériques
On a parfois besoin de questions de type ‘saisie’ dont la réponse attendue est numérique, que ce soit un entier (12) ou un nombre décimal (12,45). Jusqu’à présent, le contrôle des valeurs saisies était essentiellement textuel, de sorte que vous pouviez exiger le texte « 12 », mais alors « 12,0 » n’aurait pas été accepté.
Un autre besoin, pour les saisies numériques porte sur la précision attendue. Si la personne doit faire un calcul pour aboutir à un nombre décimal (par exemple 3,33) alors doit on accepter une réponse très proche telle que 3,34, ou encore 3,333 ?
De nouvelles fonctionnalités permettent de répondre à ce type de situation :
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Utilisation d’une virgule ou d’un point décimal. Si la réponse de référence est un nombre décimal (qui devra être écrit en notation anglaise, avec un point décimal, par exemple 12.3), alors la saisie de la personne pourra utiliser soit un point soit une virgule comme séparateur des décimales C’est à dire que 12.3 et 12,3 seront acceptés comme réponses correctes.
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Égalité des nombres. Si la réponse de référence est un nombre décimal, alors le contrôle de la réponse saisie sera un contrôle d’égalité de nombres, c’est à dire que 12.30 ou 12,30 ou 12,300 seront également acceptés.
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Intervalles de valeurs acceptées. Vous pouvez exprimer la réponse attendue en y ajoutant un intervalle de valeurs, entre crochets. Par exemple : « 12.30 [12.1, 12.5] », ce qui signifie que les réponses comprises entre 12.1 et 12.5 seront acceptées. Notez que dans le champ réponse attendue, le séparateur décimal est toujours un point. La virgule est utilisée ici pour séparer la valeur minimum et la valeur maximum. Lorsque la correction est présentée à l’utilisateur, c’est la valeur de référence, ici donc « 12.30 » qui sera affichée.
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Intervalle de tolérance. Vous pouvez aussi exprimer la réponse attendue en y ajoutant un intervalle de tolérance. Il est exprimé sous la forme : « 12.3 [~10%] », ce qui signifie que la réponse sera acceptée si elles est comprise entre 12.3 moins 10 % et 12.3 plus 10 %.
Ces nouvelles modalités de contrôle s’appliquent aussi bien aux questions de types « saisie » que aux questions de type « texte à trous ».
2 options dans le réglage d’entreprise.
Pour ceux qui souhaitent que leur mail soit toujours le même par questionnaire, il existe une option d’entreprise qui enregistre le dernier mail d’invitation et le propose à la prochaine invitation. C’est assez pratique lorsque les questionnaires ne sont pas utilisés par plusieurs administrateurs.
Les questionnaires dynamiques se basent sur l’historique d’un utilisateur pour reprendre des questions sur lesquelles il a fait une erreur. Il existe un paramètre qui permet de définir l’intervalle de temps en heure pendant lequel la question ne sera pas proposée à nouveau à la personne. La courbe de l’oubli préconise 24 heures (c’est la valeur par défaut)
