Catalogue de Formations
Avec cette nouvelle fonctionnalité de gestion de Catalogue de Formations, ExperQuiz permet à un administrateur de créer des fiches de formation constituant un catalogue qui pourra être partagé avec les utilisateurs.
Ceux-ci pourront faire une demande de formation sur des sujets qu'ils souhaitent suivre, et l’instruction de ces demandes sera prise en charge par la plateforme.
Option d’entreprise et menu Utilisateur
La fonctionnalité Catalogue de Formations doit être activée dans les options d’entreprise. Pour cela rendez vous sur “Réglages”, puis sur l’onglet “Paramètres”:
Il faut également activer l’option dans le menu administrateur.
Le menu catalogue contient les pages des éléments du catalogue et de gestion des inscriptions aux éléments du catalogue.
Fiches du catalogue
Le menu catalogue présente les fiches de formation constituant le catalogue, ainsi que les demandes d’inscription à ces formations.
Création d’une fiche
Vous pouvez créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton Nouvelle Fiche et en remplissant le formulaire ci-dessous, en renseignant un titre, une thématique, une description, des objectifs de formation …
Les champs obligatoires sont le titre, la thématique et l’auteur.
Actions sur une fiche
Vous pouvez accéder à la page des fiches du catalogue et faire les actions suivantes :
-
Actions sur une liste de fiches sélectionnées (1) : Désarchiver, archiver ou supprimer
-
Action sur une fiche particulière : aller sur la synthèse de la fiche (2), modifier (3), définir la visibilité (4), dupliquer (5), supprimer (6) ou voir les détails d'un seul élément (7).
Voici la page de synthèse de la fiche “Sécurité” (2).
Une fois créée, si vous souhaitez donner accès à certains utilisateurs à une fiche, il faut gérer sa visibilité. Le principe est identique à celui d’un partage d’accès aux questionnaires, médias, modules.
Allons voir maintenant ce que voit un utilisateur.
Vue utilisateur
Pour que vos collaborateurs puissent avoir accès au catalogue sur leur tableau de bord personnel, il faut activer cette option dans le menu Personnalisation, onglet “Menu utilisateur”.
Ce catalogue est affiché aux utilisateurs, qui peuvent alors :
-
voir le contenu de l'élément de formation au survol
-
demander une inscription en cliquant sur le bouton “S’inscrire”
Une fois l’inscription demandée, la fiche est mise à jour.
Gestion des inscriptions côté administrateur
Les inscriptions à une fiche sont gérées par l’administrateur ou une personne habilitée.
Il est possible de donner une décision sur un ensemble d'inscriptions.
Les décisions possibles sont :
-
Prioritaire
-
Favorable
-
En attente
-
Rejetée
-
Fermée
Les inscriptions peuvent être présentées pour toutes les fiches ou pour une fiche particulière.
Ainsi le responsable d’équipe peut définir la priorité de la formation pour les personnes de son équipe.
Le formateur, lui, peut sélectionner les inscriptions favorables ou prioritaires et les affecter à un groupe de participants pour faciliter la mise en place de la prochaine session de formation ou de l’invitation au module de e-learning correspondant à la fiche.
Dans l'onglet visibilité, vous pouvez assigner le groupe d'utilisateurs qui peut voir l'élément.
Habilitations
Certaines permissions existent pour le catalogue et les inscriptions.
Un utilisateur peut être habilité à :
Personnalisation de vos mails
Il est possible de personnaliser vos emails en y intégrant le nom et prénom de l’émetteur et/ou le nom et prénom du destinataire. Pour cela, il faut écrire les variables suivantes dans votre message :
-
[destinataire_prénom], [destinataire_nom]
-
[émetteur_prénom], [émetteur_nom]
Étape obligatoire dans les modules
Les étapes d’un module peuvent être des questionnaires en entraînement ou en évaluation.
En entraînement, ils étaient jusqu’à présent facultatifs et les invités pouvaient le passer autant de fois qu’ils le souhaitaient, ou pas du tout.
La nouveauté proposée consiste à rendre cette étape obligatoire, autrement dit, il n’est plus possible de passer à l’étape suivante sans avoir complété cette étape.
Visualisation de la copie côté apprenant
La copie des apprenants est :
Import/export des questions enrichi
La création des questions d’une base thématique peut s'effectuer à partir de l’interface d’édition proposée sur la plateforme ou par un import d’un document Word, au format docx.
Cette interface a été enrichie par le traitement de champs supplémentaires (éliminatoire, séquence …).
Un nouveau document exemple est téléchargeable sur la plateforme dans l’onglet Import/export de questions d’une base et présente ces champs et des exemples de chaque type de question.
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