Compléments sur cycles et enquêtes dans les formations
Gestion des invitations
Un cycle est une programmation dans le temps de questionnaires ou d’enquêtes. Il est possible d’attacher des cycles d’évaluation à une formation.
Ces cycles s’adressent aux stagiaires participants, au formateur et/ou au manager de chaque stagiaire comme illustré sur l’image ci-dessous :
L’invitation aux cycles a été enrichie pour prendre en compte les nouvelles inscriptions qui se produisent en cours de formation.
Vous pouvez :
1- Inviter aux cycles les utilisateurs qui n’auraient pas été déjà invités
2- Réinviter aux cycles ce qui signifie que les invitations sont regénérées et de nouveau émises, annulant ainsi les invitations précédentes s’il y en avait eu
3- Supprimer les invitations aux cycles
Export des résultats d’enquête
Les résultats des enquêtes associées aux cycles sont accessibles et exportables depuis la page « enquêtes » de la formation .
Module public
Les permissions spéciales permettent aux utilisateurs de créer, modifier, supprimer leurs propres modules et aussi d’utiliser des modules monobases sur les bases qu’ils sont autorisés à voir et à utiliser.
Lorsque les modules sont multibases, un utilisateur doit avoir l’autorisation « Le périmètre inclut toutes les bases » pour pouvoir les voir ou les utiliser.
La notion de module « public » permet de rendre disponibles certains modules qu’ils soient monobase ou multibase, à tous les utilisateurs quelles que soient leurs habilitations en termes de bases (à condition bien sûr qu’ils aient des habilitations de gestion des modules).
Considérons un module multibase MULTI qui contient des étapes de la base B1 et de la base B2.
Si ce module est déclaré « public », un utilisateur qui a des habilitations spéciales propres à la gestion des modules pourra lancer des invitations au module MULTI même s’il n’a pas l’autorisation « Le périmètre inclut toutes les bases ».
Considérons le module 2 qui est composé de 3 éléments issus des bases Antarctique et Ecologie
Si on déclare le module « 2 » public , un P est affiché pour le signaler.
Considérons l’utilisateur Claudia Ambessa, qui a les permissions suivantes :
Elle voit les modules qu’elle a créés et les modules monobase sur la base antarctique
Si le module « 2 » est déclaré public alors il peut être utilisé par Claudia
Edition d’un module public
Un module public peut seulement être édité et modifié par des utilisateurs ayant les habilitations associées.
Considérons le module 1 qui est composé de 3 éléments issus de la base Ecologie.
- Le module 1 est monobase (base Ecologie).
En rendant le module 1 public, il sera utilisable par les utilisateurs ayant les habilitations associées aux modules, toutefois même si l’utilisateur a la permission d’éditer et modifier les modules, il faudra qu’il ait aussi la permission sur la base Ecologie pour éditer le module 1.
Considérons le module 2 qui est composé de 3 éléments issus des bases Antarctique et Ecologie.
- Le module 2 est multibase.
En rendant le module 2 public, il sera utilisable par les utilisateurs ayant les habilitations associées aux modules, toutefois même si l’utilisateur a la permission d’éditer et modifier les modules, il faudra qu’il ait aussi la permission « Le périmètre inclut toutes les bases ».
Archivage des modules
Lorsque certains modules ne sont plus utilisés, il est possible de les archiver, comme cela est possible pour les bases.
Pour cela , sélectionnez les modules à archiver, et cliquez sur le bouton « Archiver les modules »
En filtrant sur le statut ‘Module archivé’, vous retrouvez les modules archivés que vous pouvez désarchiver si vous le désirez en sélectionnant les modules à désarchiver et en cliquant sur le bouton « Désarchiver les modules ».
Les modules archivés ne sont pas supprimés et peuvent être désarchivés à tout moment.
Duplication d’une base avec ses questions et questionnaires
Jusqu’à ce jour la duplication d’une base permet de créer une nouvelle base avec les mêmes paramètres et les mêmes domaines, mais sans contenu.
Elle était accessible dans la liste des bases en cliquant sur le bouton « Dupliquer la base ».
Cette fonctionnalité a été enrichie en proposant de dupliquer également les questions, les médias et les questionnaires de la base originale.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Dupliquer la base », un volet s’ouvre à droite.
En sélectionnant ‘Oui’ à l’option « Dupliquer les questions et questionnaires », une nouvelle base sera créée avec le nom de la base d’origine enrichie de la date de la copie.
Cette base contiendra une copie des questions actives de la base, une copie des médias et des questionnaires avec les mêmes options.
Les médias sont dupliqués mais pas les répertoires c’est à dire que les médias de la nouvelle base ne sont pas structurés en répertoire. De même, les options de visibilité des questionnaires ne sont pas reprises.
Sauvegarde automatique des saisies d’enquêtes
Désormais, lorsqu’un utilisateur saisit ses réponses à une enquête, celles-ci sont sauvegardées toutes les 5 secondes, même s’il n’a pas validé le formulaire.
Si l’utilisateur quitte l’enquête sans la valider, que ce soit en cliquant sur « annuler », en cliquant le bouton « back » du navigateur, ou bien en saisissant une autre URL, toutes les saisies déjà effectuées ont été sauvegardées.
Lorsque l’utilisateur revient sur la page d’enquête (soit au moyen du lien qui lui avait été adressé, soit depuis sa page de tableau de bord), le formulaire est présenté avec les informations précédemment saisies.
Toutefois ces informations ne seront prises en compte que lorsque l’utilisateur aura validé le formulaire.
Nouvelle page de liste des questionnaires
La page de liste globale des questionnaires (qui réunit les questionnaires de toutes les bases) a été refondue, afin d’être plus performante dans le cas où vous avez plusieurs centaines ou milliers de questionnaires. Le filtrage est plus rapide et la liste est maintenant paginée.
Comme pour toutes les autres listes paginées, vous pouvez régler la taille des pages. Attention, si vous dimensionnez la page à 1.000 questionnaires, elle sera nécessairement plus longue à afficher.
Vous disposez des filtres suivants :
• Filtre sur une base
• Filtre sur le type de questionnaire (statique / dynamique)
• Filtre sur les auteurs (ce filtre ne s’applique que sur les questionnaires présents sur la page)
• Filtre par tag. Rappelons que le filtre par tag dispose d’une option ET / OU, c’est à dire que vous pouvez demander soit les questionnaires qui portent TOUS les tags indiqués (ET), soit les questionnaires qui portent AU MOINS UN des tags indiqués (OU). La bascule entre ces deux modes s’opère soit en cliquant sur le petit pictogramme situé en haut à droite de la zone de tags, soit en tapant la touche ‘+’ au clavier.
Rappel : la recherche globale immédiate
Rappelons une fonctionnalité existante qui peut accélérer beaucoup votre travail d’administrateur ExperQuiz : la recherche globale, qui est disponible dans l’entête de toutes les pages :
Dans cette zone de recherche, vous pouvez saisir quelques caractères et faire une recherche instantanée sur presque toutes les données de votre entreprise, à savoir les utilisateurs, les bases, les questions, les questionnaires, les modules, les formations.
La recherche est instantanée, ce qui signifie que, au fur et à mesure que vous saisissez des caractères, la liste des entités est immédiatement mise à jour :
Vous pouvez, sans même utiliser la souris, sélectionner l’une des entités listées, au moyen des couches haut / bas de votre clavier. Lorsque l’entité voulue est sélectionnée, vous pouvez taper ‘ENTREE’ pour arriver directement à la page correspondant à cette entité.
Autre technique permettant d’optimiser cette recherche : vous pouvez indiquer quel type d’entité vous souhaitez visualiser. Par exemple en saisissant « U/lero », vous sélectionnez les utilisateurs dont le nom (ou le prénom) commence par « lero ».
Si vous recherchiez une question, vous pouvez saisir « Q/interface »
Les différentes possibilités sont les suivantes :
U/ recherche sur les utilisateurs
B/ recherche sur les bases
QR/ recherche sur les questionnaires
Q/ recherche sur les questions
T/ ou F/ recherche sur les formations
M/ recherche sur les modules
En vous permettant de parvenir directement à la page d’une entité donnée, cet outil vous permet de travailler plus efficacement.