Adapter l'enquête à la typologie de formation
Les questions inutiles font perdre du temps aux participants, et lui donnent l’impression d’un décalage, d’une absence de contextualisation. Pour les éviter, il faut être en mesure soit de sélectionner le type de formulaire approprié, parmi un petit ensemble de cas de figure (présentiel, classe virtuelle, inter / intra entreprise, …), soit de configurer le formulaire de réponse pour retirer les blocs qui ne sont pas pertinents.
Dans le cas d’ExperQuiz, nous traitons ce besoin en définissant un petit nombre de cycles distincts, chacun faisant intervenir des enquêtes adaptées aux différents cas de figure. Le dispositif permet ensuite de sélectionner automatiquement le cycle correspondant à chaque formation. Par exemple, il est courant que nos clients définissent des enquêtes propres à chacun des 4 cas de figures suivants :
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Classe Virtuelle / Inter-Entreprises
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Classe Virtuelle / Intra-entreprise
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Présentiel / Inter-Entreprises
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Présentiel / Intra-entreprises
Il peut arriver aussi que certaines typologies de formations incluent une enquête à froid, tandis que d’autres n’ont qu’une enquête à chaud. Par exemple, une formation qui s’étend sur plusieurs séquences espacées dans le temps pourra avoir une enquête à chaud pour chaque séquence, et une enquête à froid uniquement pour la dernière séquence.
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Intégrer les objectifs de la formation
À chaque formation, il faut associer des objectifs, c’est une pratique qui s’impose indépendamment même du dispositif d’évaluation. Chaque formation doit avoir des objectifs clairement énoncés, partagés avec le stagiaire et le donneur d’ordre.
C’est ce qui permet au stagiaire de valider en amont que la formation correspond à son besoin, et c’est ce qui permet de s’assurer, en aval, que la formation a répondu à ces attentes. Chaque objectif sera exprimé par une courte phrase, par exemple : “Connaître les règles essentielles liées au contrat de travail” ou encore “Savoir créer des formules de calcul dans une feuille Excel”, et une formation pourra avoir typiquement entre 1 et 5 objectifs. Mais il faut éviter de n’avoir qu’un objectif unique, qui ne ferait que reprendre l’intitulé de la formation. Ce qui est intéressant, c’est bien la décomposition analytique de l’objectif général en plusieurs items indépendants.
L’atteinte des objectifs, plus exactement la perception qu’a le stagiaire de l’atteinte des objectifs, est un sujet essentiel de l’évaluation de formation, et il est important qu’elle soit évaluée de manière spécifique, c’est à dire non pas par une question générique telle que “Estimez vous que les objectifs de la formation ont été atteints”, mais par des questions spécifiques portant sur chacun des objectifs identifiés. Le stagiaire doit se poser la question de manière très spécifique: “Est-ce que je sais maintenant créer des formules de calculs dans une feuille Excel ?”.
Pour bien traiter ce besoin, il faut disposer d’un outil qui pourra enrichir dynamiquement le formulaire afin d’y insérer des questions portant sur chacun des objectifs exprimés pour la formation.
Cette capacité à ajouter des questions au formulaire d’enquête pour couvrir les objectifs propres à chaque formation est une fonctionnalité avancée, mais particulièrement importante.
Décliner les questions pour les différents formateurs
Il arrive que des formations fassent intervenir plusieurs formateurs, chacun ayant son domaine particulier d’expertise. Lorsque c’est le cas, toutes les questions portant sur le formateur devront pouvoir être déclinées, répétées pour chacun des formateurs présents.
Par exemple, la question “Le formateur était à l’écoute des stagiaires”, devra apparaître comme plusieurs questions, par exemple :
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Le formateur Louis Markof était à l’écoute des stagiaires
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Le formateur James Walton était à l’écoute des stagiaires
Cela permettra de bien attribuer à chacun ses mérites, et de faire un retour pertinent à chaque formateur. Cette contextualisation précise des questions permet aussi aux stagiaires de bien détailler leur retour, de bien analyser leur sentiment.
De même que pour la déclinaison de questions pour chacun des objectifs de la formation, la déclinaison de questions pour chacun des formateurs est une fonctionnalité avancée qui est particulièrement précieuse.
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Questions conditionnelles, sections conditionnelles
Le dispositif d’enquêtes doit permettre d’intégrer des questions conditionnées, c'est-à-dire qui ne seront présentées que en fonction d’une réponse donnée à une question précédente.
Le plus classique est la question de type “Pensez-vous que d’autres formations pourraient vous être utiles”, suivie de “Si oui, lesquelles ?”, plus généralement la technique consiste à faire suivre une question fermée par une question ouverte, de type verbatim, qui permettra au participant d’enrichir sa réponse. Si tous ces champs de saisie libre étaient présentés d’entrée de jeu, ils donneraient l’impression d’un formulaire trop dense, qui rebuterait certains participants.
Il arrive aussi que l'on ait besoin d’exprimer des conditions plus complexes, faisant intervenir plusieurs des réponses données, ainsi que des conditions logiques (ET, OU).
Enfin, il pourra être utile de conditionner non pas juste une question, mais toute une section de l’enquête, c'est-à-dire un ensemble de questions. Par exemple on pourrait intégrer la question “La formation s’est tenue en | Présentiel | Classe Virtuelle |”, et selon la réponse donnée à cette question, on présentera un ensemble de questions correspondant au type de formation indiqué.
Comme on l’a évoqué plus haut, cette adaptation de l’enquête aux spécificités de la formation peut aussi être envisagée d’une autre manière, en choisissant l’enquête elle-même en fonction de la formation.
Verbatim, questions ouvertes
Les questions ouvertes, c'est-à-dire de texte libre, peuvent être particulièrement riches d’enseignements. Pour le participant, elles ouvrent un espace d’expression libre où il pourra faire entrer tous les retours qui n’entrent pas dans les cases, souvent de manière bien plus précise, plus spécifique.
Deux questions classiques peuvent ouvrir ces espaces d’expression libre : “Quels sont les points forts de cette formation ?” et “Quels sont les points faibles de cette formation ?”. Il est intéressant de signifier au travers de la question que les critiques sont bienvenues.
Ainsi, si un participant a fait un retour quantifié qui témoigne d’une forte insatisfaction, ce qui importe pour vous n’est pas tant que cela fera baisser la moyenne pour cette session, l’essentiel est de comprendre pourquoi. Et des questions fermées, même nombreuses, ne vous donneront pas l’explication.
Pour le participant qui n’est pas satisfait, cet espace donné pour exprimer ses sentiments est un exutoire précieux. Une fois son insatisfaction énoncée, parfois de manière un peu sèche, elle est relativisée, atténuée. Il se rend compte lui-même que, dans le fond, son grief était limité à certains aspects de la formation, qui dans l’ensemble n’était pas si mauvaise. Bref, il se sent mieux.
Mais bien sûr, ce n’est pas suffisant : tout cela n’a guère de sens si les verbatims des retours ne sont pas lus avec attention. Par les formateurs eux-mêmes, et par les responsables de la formation. Il est bon même qu’un processus soit mis en place pour non pas juste lire mais véritablement traiter ces retours. Par exemple, que le formateur soit sollicité pour expliquer un grief spécifique exposé par un participant. Ou bien, idéalement, qu’un retour soit fait au participant pour lui faire savoir que son message a bien été reçu, et qu’il donnera lieu à une action, à une amélioration.
Il est donc essentiel, a minima, que les retours verbatim soient vraiment intégrés aux tableaux de bord, qu’ils ne soient pas oubliés dans l’analyse des enquêtes.
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