De l’évaluation de formation à la formation augmentée

L’évaluation ne se réduit pas à … l’évaluation !

L’évaluation est un puissant outil pour augmenter la formation. Les organismes de formation comme les entreprises doivent s’en saisir pour bénéficier de son potentiel important d’opportunités.

L’évaluation de formation s’effectue grâce à des enquêtes, à chaud et à froid, auprès des apprenants, des formateurs mais aussi auprès des managers des stagiaires.

Des solutions SaaS comme le LMS/LAS ExperQuiz offrent la possibilité d’automatiser ces processus pour les rendre plus simples à mettre en place, plus efficaces facilitant ainsi l’exploitation des différents indicateurs.

Aller au delà de la mesure déclarative des acquis

Le second niveau du modèle de Kirkpatrick concerne l’acquisition des connaissances.

Dans la plupart des cas, une entreprise ou un centre de formation déploie un dispositif d’évaluation de formation en utilisant des estimations uniquement déclaratives. Schématiquement : “Avez-vous le sentiment d’avoir appris des choses ?”.

Bien sûr le sentiment est important puisqu’il constitue une information en soi, il n’est à lui seul pas suffisant pour donner une mesure précise. Une déclaration peut en effet parfois être erronée et ne permet pas de mesurer un progrès ou d’effectuer des analyses qualitatives fines.

C’est parce que sa mesure dépend le plus souvent d’outils différents que l’apprentissage n’est pas mieux évalué. Il est plus compliqué d’évaluer la connaissance de manière fiable que de collecter des réponses à l’aide de formulaires. C’est une force du LMS/LAS ExperQuiz : regrouper des outils d’enquêtes et de test de connaissances dans une seule solution.

De l’évaluation de formation à l’accompagnement des apprenants

L’évaluation de formation peut allier subjectif et objectif en combinant tests de connaissances/compétences et enquêtes à base de formulaires. Cette combinaison permet d’avoir une véritable mesure des acquis pour ensuite valoriser les apports de chaque formation.

Il faut cependant aller plus loin : il doit être possible de mettre en place un accompagnement de l’apprenant suite à la mise en place de ce même dispositif. On peut parler de “SAV” de la formation qui offre une valeur ajoutée déterminante pour l’apprenant mais qui est également un avantage concurrentiel pour l’organisme de formation.

Il est par exemple également possible d’utiliser le micro-learning pour ancrer les acquis : c’est-à-dire proposer à chaque apprenant de recevoir régulièrement de rapides tests dans les 3 mois qui suivent la formation (par exemple 4-5 nouvelles questions tous les mercredi matin). Le stagiaire profite donc d’un apprentissage plus riche et qui se prolonge dans la durée. La mesure et l’ancrage des acquis deviennent alors particulièrement fiables et complets.

Pour l’apprenant, le dispositif prend une nouvelle dimension puisque les sollicitations de l’organisme ou de l’entreprise sont bien acceptées car elles permettent d’améliorer instantanément sa formation.

L’évaluation de formation : un nouveau périmètre fonctionnel pour les plateformes d’évaluation

Ces nouvelles opportunités dépendent de fonctionnalités essentielles :

• Des formulaires d’enquête, pour la collecte de données, qui peuvent être configurés librement grâce à différents types de champs de saisie,

• Des bases de questions, pour l’évaluation des connaissances, à partir desquelles sont construits les questionnaires. Des questionnaires dynamiques permettent de choisir les questions grâce à un tirage personnalisé et dynamique qui optimise la courbe d’apprentissage,

• Un outil d’emailling solide, pour un meilleur engagement : les emails personnalisés et contextualisés garantissent d’obtenir un bon taux d'engagement,

• Une fonctionnalité “cycles, pour programmer des évènements dans le temps, comme par exemple l’envoi d’enquêtes (à chaud, à froid etc.) et la soumission d’évaluations qui peuvent être cycliques : c’est-à-dire répétés sur une période donnée et selon une périodicité donnée (par exemple une question par jour ou un mini quiz chaque semaine),

• Des APIs, pour interfacer ExperQuiz à la gestion administrative des formations, afin qu’aussitôt une session terminée, le processus est automatiquement démarré.

Vers la formation augmentée par l’évaluation

C’est l’alliance et la combinaison de ces différentes fonctionnalités qui permettent de passer de l’évaluation de formation à la formation augmentée.

L’évaluation de formation est une obligation pour les organismes de formation, elle est également riche en opportunités :

• Analyse des forces et faiblesses,

• Démonstration de l’utilité de chaque session de formation,

• Création d'un lien durable avec les différentes parties prenantes,

• Prolongation de la formation par l’entretien et le transfert de manière automatisée, sans efforts et sans coûts supplémentaires.

C’est la force du LMS/LAS ExperQuiz : être l’outil de cette transformation, de l’évaluation de formation à la formation augmentée.

L'évaluation de formation avec ExperQuiz

Des formulaires d’enquêtes entièrement personnalisables

Le LMS/LAS ExperQuiz permet de créer très facilement des formulaires qui seront utilisés pour vos enquêtes de satisfaction.

Vous pouvez définir vous-même les questions qui seront posées à vos stagiaires et vous les disposez pour constituer un formulaire de recueil d’information. ExperQuiz vous propose 13 types de champs différents (saisie simple, paragraphe, date, nombre, sélection horizontale, liste déroulante, sélection multiple, booléen, …) et vous pouvez organiser votre formulaire en sections, correspondant à des ensembles cohérents d’informations.

Vous pouvez définir des champs conditionnels, qui ne seront proposés à l’utilisateur que en fonction de certaines conditions portant sur ses saisies précédentes. Vous pouvez même créer des sections entières, des groupes de champs donc, qui seront conditionnelles.

Pour chacun des champs du formulaire, vous pouvez indiquer si la saisie est obligatoire ou non, et pour les champs de saisie, vous pouvez indiquer aussi quel type de valeur est accepté.

La présentation de votre formulaire de satisfaction est aussi totalement configurable: non seulement vous pouvez choisir un agencement global du formulaire, mais vous pouvez aussi définir une palette de feuilles de styles (fontes, couleurs, bordures, espacements, …) propres à vos enquêtes. Vous pouvez même choisir une image de fond propre à chaque formulaire.

Planifier les enquêtes au moyen des ‘cycles’

Pour être efficace, la gestion des enquêtes de satisfaction doit impérativement être automatisée: aussitôt qu’une session de formation est définie, tous les envois relatifs au processus d’évaluation sont planifiés.

Certaines enquêtes peuvent être prévues le dernier jour de la formation, ou bien le lendemain, ou encore une semaine après la formation, voire même deux à trois mois plus tard. Ainsi il est assez classique de combiner des enquêtes à chaud, typiquement à J+1, qui recueilleront des impressions immédiates, et des enquêtes à froid qui s’intéresseront davantage à la mise en application des apprentissages dans le contexte du travail.

Toutes ces planification sont prises en charge par ExperQuiz au travers de la notion de cycle.

Un cycle est un échéancier d’événements, des dates prévues pour l’envoi de différentes enquêtes. Un cycle peut aussi prévoir la soumission d’évaluations de connaissances, en plus des enquêtes de satisfaction, ce qui permettra de mesurer aussi le degré de rétention des apprentissages issus de la formation.   

Au travers de la définition des cycles, on pourra spécifier également les relances qui seront faites, le nombre de relance et leur espacement. Et l’on pourra même indiquer avec précision l’heure à laquelle on souhaite faire partir les invitations à répondre.

Un point important est que ExperQuiz vous permet de définir autant de formulaires d’enquête que vous souhaitez, et de les intégrer à autant de cycles qu’il sera utile. Ainsi des sessions de formation qui sont de nature très différente (inter / intra,  présentiel / distanciel, etc.) pourront avoir des processus d’évaluation différents.

Envoi des invitations et collecte des réponses

Au jour et à l’heure spécifiés, les participants recevront un email les invitant à répondre aux quelques questions de votre enquête. Vous pouvez également demander qu’ils soient sollicités par SMS plutôt que par email, ils pourront répondre à votre enquête sur leur smartphone. Bien entendu, les différents textes de ces invitations sont entre vos mains.

En cliquant simplement sur le lien d’invitation, chaque utilisateur a accès à la page web de réponse. Il n’a pas besoin de s’identifier car chaque lien envoyé est unique et associé à un seul utilisateur.

Les utilisateurs remplissent le formulaire, leurs saisies sont bien sûr contrôlées, puis stockées dans la base de données.

Des rapports d’évaluation automatisés

Après que le processus de collecte des réponses est terminé, soit que tous les utilisateurs ont répondu, soit que le délai de réponse est échu, un rapport de synthèse de l’évaluation de session est généré, à la fois sous la forme d’une feuille Excel et en fichier PDF.

Il comporte différents onglets, un onglet de synthèse donnant les grandes caractéristiques de la session ainsi que les principaux indicateurs qualité calculés. Pour chacune des différentes enquêtes (enquête à chaud auprès des participants, enquête à froid, enquête auprès des formateurs, enquête auprès des managers), un onglet spécifique résume les saisies des répondants, et restitue aussi les saisies verbatim.

Ce rapport de session peut être envoyé automatiquement aux différentes personnes intéressées: responsables de centre, responsable pédagogique, RH, formateurs, etc.

Des tableaux de bord statistiques complet et configurables

À partir de l’ensemble des informations collectées lors de l’évaluation de formation, le LAS ExperQuiz vous permet aussi de faire vos propres requêtes et de visualiser graphiquement les informations.

Vous pouvez ainsi par exemple faire un focus sur l’un des thèmes de formation, sur l’un de vos clients, sur l’un des formateurs, sur une période donnée, etc.

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