3 nouveautés dans les enquêtes
Le champ Identité
Lors de l’élaboration d’un formulaire d’enquête, vous pouviez choisir 11 champs de type différent, tels que le champ paragraphe, liste déroulante ou encore sélection multiple.
Un douzième champ est introduit : il s’agit du champ de type “identité”.
Ce champ n’est pas un champ classique de recueil d’information car il permet de renseigner ou de mettre à jour certaines données de l’utilisateur.
Après avoir placé un champ de ce type, vous devez :
- aller dans les options du champ,
- choisir la nature du champ identité (nom, prénom ou entreprise),
- renseigner le libellé du champ dans le formulaire.
Après validation, le nom du champ sera automatiquement renseigné en fonction de sa nature : “identity_enterprise”, “identity_first_name”, ou ”identity_last_name”.
L’utilisation de ce type de champ est particulièrement utile lorsque des enquêtes sont utilisées en mode public ou à destination de contacts dont on ne connaît que l’adresse email.
Prenons l’exemple d’une enquête en mode public.
- Le formulaire contient un champ texte “Nom”, l’utilisateur saisira son nom dans ce champ.
Dans la liste des résultats, les résultats des enquêtes de type public sont anonymes et indiquent tous le nom “Invité”.
Dans la liste des résultats, les résultats des enquêtes de type public sont anonymes et indiquent tous le nom “Invité”.
- Par contre, si le formulaire contient des champs identités “Nom” et “Prénom”, les valeurs saisies seront automatiquement affectées à l’utilisateur, en tant que nom et prénom.
Les informations d’identité seront directement accessibles sur la page de résultats
Filtres
Les résultats des enquêtes sont présentés page par page et vous pouvez filtrer les enquêtes d’un utilisateur en indiquant une partie de son nom dans le filtre de recherche.
Exports
Les résultats des enquêtes sont présentés aussi sous forme de graphiques.
Les exports des enquêtes sous format Excel intègrent désormais ces graphiques.
Pilotage: 2 nouvelles fonctionnalités
La fonctionnalité “Pilotage” reçoit 2 améliorations ce mois-ci, afin d’étendre les données qui peuvent être visualisées et analysées.
Ajout de la donnée du temps passé par test
La principale amélioration est l’ajout de la visualisation du temps passé par vos utilisateurs sur un ou plusieurs tests. Cette donnée est déclinée en deux grandeurs :
- La somme de la durée des tests passés : elle cumule le temps passé par test pour les tests correspondant aux filtres.
Elle vous aidera, par exemple, à répondre à des besoins d’audits qualité. - La durée moyenne d’un test : c’est la moyenne des durées des tests correspondant aux filtres. La moyenne est uniquement appliquée une fois les tests filtrés, pour garantir que la grandeur affichée correspond à la réalité des filtres. Dans l’exemple ci-dessous, la durée moyenne des tests est calculée pour les tests passés dans chaque base.
Cette grandeur vous permettra de repérer les tests anormalement courts, et d’avoir aussi une estimation rapide du coût en temps par utilisateur des tests en place.
Voici un exemple de graphique qui utilise la durée moyenne d’un test:
Comment interpréter ce graphique ? On remarque tout de suite que le temps moyen passé par test dans la base Antarctique est bien plus important que pour les autres bases, et que celui passé dans la base Sécurité est bien plus faible.
Cela peut apporter des informations sur ces deux bases : le volume de connaissances qu’elles couvrent, la longueur des tests ou leur difficulté, ou encore la capacité des apprenants à répondre rapidement sur les questions de la base (ce que l’on peut apparenter à une connaissance fine et la maîtrise du sujet).
La raison réelle de ces différences dépendra bien sûr de votre entreprise, des bases qui la composent et de ses apprenants. Cependant cette analyse peut vous permettre de mieux comprendre la dynamique de l’apprentissage dans votre entreprise, et d’appuyer des prises de décisions la concernant.
Au-delà de l’analyse qualitative des tests de ces bases, un ou une responsable de la formation pourra utiliser la donnée du temps moyen d’un test pour planifier la formation de ses apprenants avec une connaissance plus fine de la charge de travail que les tests impliquent.
Ajouts de nouveaux filtres sur les utilisateurs
La seconde amélioration consiste à enrichir l’utilisation des filtres relativement aux utilisateurs. Aux deux filtres existant (Groupes et Pôles) s’ajoutent les filtres “Directions”, “Pôles”, “Départements” et "Entreprises", en fonction des données utilisateurs que vous avez sélectionnées dans les options de votre entreprise.
L’activation de ces structures organisationnelles se définit dans les paramètres d’entreprise, dans la section “Données utilisateur”.
En plus des filtres, ces données seront également utilisables comme abscisse (axe horizontal) dans vos graphiques, à condition qu’elles soient utilisées dans votre entreprise.
Voici, par exemple, la visualisation du temps cumulé des tests d'entraînement de la base “Qualité”, en fonction du département auquel appartient l’utilisateur:
La possibilité de filtrer sur ces nouveaux attributs d’utilisateur permet également de rendre accessible des informations essentielles comme le bon usage ou la pertinence des ressources mises en place par l’entreprise, le temps que les apprenants consacrent à ces tests, ou encore l’atteinte des objectifs associés.
On peut également analyser les raisons de ces disparités : sont-elles dues à des tests de difficultés différentes ? Peut-être que le département “Allemagne” n’a pas les mêmes exigences de maîtrise sur les sujets de qualité en France.
Une fois encore, ces indicateurs doivent être interprétés grâce à une connaissance fine de la formation dans votre entreprise, mais elle permet sans aucun doute, une vision globale de l’état de la connaissance chez vos apprenants, et des actions à engager pour l’améliorer en continu.
Des nouveautés dans les conséquences
Inviter à passer une enquête après un questionnaire
Une nouvelle conséquence est proposée, permettant d’inviter l’utilisateur à passer une enquête après un questionnaire, en fonction de conditions.
La syntaxe est la suivante: enquete(“nom_enquete”)
Les résultats de l’enquête seront affichés dans l’onglet “Résultats” associé à l’enquête.
Rappel : il est aussi possible d’attacher une enquête au début ou à la fin d’un questionnaire. Dans ce cas, le passage n’est pas conditionné et les résultats de cette enquête sont indissociables des résultats du questionnaire.
Programmer vos conséquences dans le temps
Les conséquences permettaient jusqu’à présent d’inviter l’utilisateur à une activité (questionnaire, module, enquête) à la suite d’une évaluation. L’envoi de cette invitation était immédiat.
Il est maintenant possible de définir un délai d’envoi à partir de la date de passage du questionnaire.
Ces informations sont définies par trois paramètres dans l’ordre suivant :
- délai d’ouverture
- durée d’ouverture
- période de renvoi
Par exemple : questionnaire(“sécurité”, 7, 8, 2) signifie :
Invitation à passer le questionnaire “sécurité” dans 7 jours. Le questionnaire sera jouable pendant 8 jours. S’il n’est pas passé, un renvoi par mail est programmé tous les 2 jours.
Des exports enrichis
Graphiques
Les évaluations permettent une analyse multidimensionnelle riche, visualisée au moyen de différents graphiques dans le volet détail.
On y trouve par exemple le pourcentage de réussite sur les différentes sous-thématiques ou le taux de réponses choisies pour une question. Ces graphiques sont maintenant exportés dans les fichiers Excel en cliquant sur la flèche d’export
Le fichier comporte plusieurs onglets dans lesquels les graphiques correspondant sont intégrés.
Messages de conséquences
Les conséquences de type message permettent de faire un compte-rendu interprété des résultats d’une évaluation à la personne ayant terminé son évaluation. Ces messages sont affichés sur la page de score.
Ils sont maintenant restitués dans le détail d’une évaluation dans un onglet dédié.
Ils sont aussi présents dans l’export de l’évaluation dans un onglet Messages de conséquence
Les webhooks
Principe des webhooks
ExperQuiz offre de très nombreuses APIs, permettant à d’autres applications d’obtenir les données issues d’ExperQuiz, ou bien de créer des entités nouvelles au sein d’ExperQuiz. Ces APIs sont décrites de manière détaillée ici : https://www.experquiz.com/api/v2/specs.
Ces APIs sont disponibles pour des applications tierces, et ces applications ont l’initiative de l’appel. Elles peuvent par exemple appeler ExperQuiz tous les soirs pour obtenir l’ensemble des tests déroulés dans la journée, et leurs résultats.
À ce dispositif d’API, nous ajoutons aujourd’hui les webhooks. À la différence des APIs existantes, les webhooks sont appelés par ExperQuiz, et doivent donc être implémentés dans votre système d’information. Ainsi, au lieu d’interroger ExperQuiz périodiquement pour demander s’il y a des informations nouvelles, c’est ExperQuiz qui appellera vos APIs aussitôt qu’un test est terminé ou aussitôt qu’une enquête a été remplie. Cela permet de réagir presque en temps réel aux événements d’ExperQuiz.
Activation et configuration
Pour mettre en œuvre les webhooks, il vous faut activer l’option parmi les réglages de votre entreprise. Dans le menu principal, choisissez “Réglages”, puis allez sur l’onglet “Paramètres”.
Choisissez ensuite la section “API & SSO”, puis cochez l’option “Activer les webhooks”.
Il vous reste à indiquer deux URLs, l’une pour le webhook de fin de test, l’autre pour le webhook de fin d’enquête. Ces URLs doivent être HTTPS, c'est-à-dire utiliser un canal chiffré.
Vous donnerez aussi un secret, qui sera inséré dans le message transmis au webhook. Cela permet à votre application d’authentifier des messages provenant de ExperQuiz.
Les messages transmis aux webhooks.
ExperQuiz adressera une requête POST aux URLs indiquées, avec un message (“payload”) JSON comportant les informations essentielles du test passé, ou de l’enquête remplie.
L’authentification multi-facteurs
Principes de l’authentification multi-facteurs et HOTP
On parle d’authentification multi-facteurs lorsqu’une application exige autre chose que le seul mot de passe pour authentifier un utilisateur. Il doit s’agir de quelque chose que l’utilisateur légitime détient et qui ne peut pas être copié ou simulé par un tiers.
L’authentification multi-facteur peut faire appel à un dispositif physique, par exemple sur une clé USB qu’il faudrait insérer dans le poste de travail. Mais le déploiement de clés physiques est coûteux, et difficile à utiliser sur un smartphone.
Nous avons fait le choix d’un procédé appelé HOTP, plus facile à déployer et néanmoins tout aussi solide. Il fait appel à une application mobile qui doit être installée sur le smartphone de l’utilisateur. Une fois configurée, cette application génère des mots de passe à usage unique (en anglais, “one-time password”), qui changent toutes les 30 secondes. Ces mots de passe sont constitués de 6 chiffres.
L’authentification multi-facteurs permet un niveau de sécurité sensiblement amélioré, car même si le mot de passe d’un utilisateur était divulgué ou bien deviné, une autre personne ne pourrait s’authentifier sans disposer aussi du smartphone qui a été configuré pour l’authentification HOTP.
Activation et configuration pour le compte entreprise
Pour mettre en œuvre l’authentification multi-facteurs, il vous faut activer l’option parmi les réglages de votre entreprise. Dans le menu principal, choisissez “Réglages”, puis allez sur l’onglet “Paramètres”.
Choisissez ensuite la section “Contrôle d’Accès”, puis cochez l’option “Les administrateurs doivent utiliser une authentification multi-facteurs”.
Attention, puisque vous êtes vous-même administrateur au moment de définir ce réglage, il vous sera immédiatement demandé de configurer l’authentification multi-facteurs pour votre compte.
Une fois cette configuration effectuée, chaque administrateur de votre compte devra configurer l’authentification multi-facteurs pour son compte, et soumettre un code à 6 chiffres obtenu depuis l’application de son smartphone, à chaque connexion.
La configuration de l’authentification pour un utilisateur
Une fois l’authentification multi-facteurs demandée par l’entreprise, un administrateur qui n’a pas encore configuré l’authentification multi-facteur pour son compte, ne pourra accéder à l’application avant de l’avoir fait.
ExperQuiz lui présentera le message suivant:
L’utilisateur doit disposer d’une application supportant HOTP, installée sur son smartphone. Il existe des dizaines d’applications compatibles, par exemple:
L’utilisateur doit alors “flasher” le QRCode qui est présenté par ExperQuiz, au moyen de son application. Cela a pour effet de partager un secret, propre à chaque utilisateur, entre ExperQuiz et le smartphone.
Une fois que cette étape de configuration a été effectuée, l’application d’authentification génère un code à 6 chiffres nouveau toutes les 30 secondes, et ExperQuiz est capable de vérifier que ce code est correct.
Pour terminer et vérifier la configuration, le code vous est demandé une première fois:
À la fin de l’installation, ExperQuiz vous présente un code de récupération, qui comporte 8 caractères, chiffres et lettres. Ce code permettra à l’utilisateur de réinitialiser le dispositif au cas où il aurait perdu son smartphone. Il est donc nécessaire de le conserver précieusement et de manière sécurisée. Soulignons qu’une personne malveillante qui disposerait du code de récupération pourrait réinitialiser le dispositif et donc utiliser le compte.
La connexion ordinaire en présence d’authentification multi-facteurs
Une fois que l’authentification multi-facteurs est en place et configurée, immédiatement après avoir saisi son mot de passe avec succès, l’utilisateur doit fournir le code à 6 chiffres qu’il peut lire sur son smartphone.
Autres évolutions mineures
- Génération d’alertes dans le journal d’audit : Lorsqu’une invitation à une évaluation ou à un module n’a pas pu aboutir soit parce que l’utilisateur était non activé, soit parce que l’utilisateur avait déjà été invité au module ou pour d’autres raisons, un message d’alerte apparaît dans le journal d’audit.
- Les listes des questions peuvent être triées selon différents critères en ordre ascendant ou descendant. Pour cela, choisissez l’option d’entreprise “Ajout 'tri par' critère dans la page de questions”